Author Archive
Dla przedsiębiorcy podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży w ramach przedsiębiorstwa albo nabycia towarów, jest faktura. Jeżeli prowadzący działalność zarejestrował się jako czynny płatnik VAT wówczas dokumentem tym będzie faktura VAT. Szczegółowe uregulowania dotyczące faktury VAT znajdują się w ustawie o podatku od towaru i usług z 2004 roku.
Wystawiona poprawnie faktura powinna być właściwie numerowana, oznaczona jako FVAT, zawierać dane dotyczące kontrahentów, tożsamości towarów i usług, wartości netto, stawek podatku, wszystkie te elementy muszą być wyliczone i prawidłowo wpisane. Dlatego dla niedoświadczonego przedsiębiorcy nieocenioną pomocą jest faktura druk, wzór dokumentu do wypełnienia. Takie wzory przedsiębiorcy mogą darmowo pobierać w sieci internetowej albo też kupować programy do prowadzenia księgowości, które mają jedną poważniejszą wadę mianowicie są oparte na licencjach i w związku z tym niemało kosztują. Na szczęście mali przedsiębiorcy i wszyscy ci którym zależy na oszczędności mogą korzystać z programu do faktur internetowej platformy do prowadzenia księgowości.
Rejestracja w systemie jest darmowa, a wzór darmowy druk faktury wypełnia się dosłownie kilkoma kliknięciami. Przedsiębiorca tworzyć może katalogi kontrahentów, dóbr i świadczonych usług. Dzięki czemu z opcją autouzupełniania każda faktura zostanie wypełniona w kilka minut. Sam przedsiębiorca przekona się że samodzielne prowadzenie księgowości jest znacznie prostsze niż wcześniej sądził.
Wielu przedsiębiorców nie może się dzisiaj odnaleźć w gąszczu urzędowych dokumentów, które to musi co miesiąc wypełniać. Niestety tego rodzaju dokumenty czy też wnioski wcale nie należą do rzadkości. Jak się okazuje, każdego roku przedsiębiorca musi wypełniać coraz większe ilości dokumentów. Nie ważne jest, czy przedsiębiorca prowadzi małą firmę rodziną, czy też może jakieś większe przedsiębiorstwo. Każdy musi spełniać wobec urzędów takie same wymagania. Warto przy tym podkreślić, że wszystkie te wymagania to przede wszystkim odpowiednie deklaracje podatkowe. Czasami właściciel firmy może się już pogubić w tym wszystkim. Jednak w takim momencie przychodzi mu z pomocą przede wszystkim biuro rachunkowe lub też księgowy, czy doradca podatkowy. Każda z tych osób doskonale orientuje się we wszystkich przepisach prawnych. Warto przy tym podkreślić jeszcze, że takie usługi nie są zbyt kosztowne. Jeśli chodzi o jednorazową poradę to jej koszt może wynieść do stu złotych, oczywiście razem z wypełnieniem wniosku lub deklaracji i jego złożeniem. Ponadto jeśli podpisujemy stała umowę z takim biurem to możemy liczyć na znaczny rabat. Czasami sięga on nawet kilkunastu procent. Biuro zamiast zwykłego rachunku może nam wystawić coś takiego jak faktura VAT. W takim przypadku z powodzeniem możemy wliczyć koszt usługi w koszty działania naszej firmy. Warto o tym wiedzieć, bo jeśli rzeczywiście co miesiąc przygotowujemy różnego rodzaju zestawia i deklaracje dla urzędu skarbowego, to koszt roczny obsługi naszej firmy z pewnością będzie opiewał na co najmniej kilka tysięcy. Może to spowodować to, że nie będziemy zmuszeni uiścić w ogóle podatku od naszych przychodów.
Jak powszechnie wiadomo czasami może nastąpić błąd w dokumentach. Faktura VAT wymaga trochę informacji, szczegółów, na których można się złapać. Jednak każdy użytkownik jest bardzo ważny i stosuję się wygodne rozwiązanie dla wszystkich. Tak zwana faktura korygująca pozwala na wypełnienie pisma raz jeszcze. Wystarczy zawrzeć, że jest to korekta dokumentu. Każdemu nawet najbardziej doświadczonemu, który, na co dzień ma styczność z fakturami może zdarzyć się błąd. To normalne, pośpiech, zdenerwowanie, zmęczenie to wszystko wiąże się z brakiem skupienia. Nie ma się, co dziwić. Warto jest wspomnieć, iż w dzisiejszych czasach cały czas powstają nowoczesne programy, które upraszczają te działania i na pewno za jakiś czas powstanie coś jeszcze bardziej innowacyjnego, w jeszcze większy sposób ułatwiające jak również znacznie bardziej przyspieszające prace księgowych, bo to niezwykle ważna sprawa. Jeśli oni będą pracować bardziej wydajnie, cały proces będzie szybszy. Otóż zazwyczaj dotychczasowy świat jest strasznie zabiegany. Jak się już ma dobra pracę to trzeba jej pilnować. Każdy boi się o swoją posadę i chce dawać z siebie wszystko. Nawet kosztem własnego zdrowia czy szczęścia rodzinnego. Przykre, ale taka jest prawda, współczesność oszalała. Pamiętajmy przede wszystkim, że trzeba iść za nowoczesnością, bo jak się nie zauważy jednego przystanku to trudno później podgonić. Zresztą jak nam wiadomo nie każdy z nas jest również urodzonym księgowym jak również nie koniecznie musi się na tym znać.
Jeśli chcesz wystawić fakturę w trybie online nie będziesz miał problemu- w sieci jest naprawdę wiele narzędzi o zróżnicowanej funkcjonalności. Nie ma przy tym większego znaczenia czy jest to faktura zaliczkowa, korygująca czy też są to inne rachunki. W większości serwisów wystarczy założyć darmowe konto i już można cieszyć udostępnioną funkcją generowania faktury. Co więcej w sieci dostępne są również narzędzia umożliwiające fakturowanie nawet bez zakładania konta i logowania a zatem kompletnie darmowe. Jeśli chcesz możesz również ściągnąć program na swój komputer i przy jego pomocy wystawić fakturę ale to przywiązuje Twoją bazę danych do danego komputera (przynajmniej w teorii). Podczas korzystania z serwisu rachunkowości online Twoje dane są zapisywane w bazie na serwerze wirtualnego biura rachunkowego tak samo jak dane kontrahentów oraz Twoich produktów. Aplikacja sama dba o kolejną numerację dokumentów, odpowiednie wpisy do ewidencji oraz wypełnienie wszystkich ważnych pól. Następnie możesz do takiej faktury mieć dostęp z każdego komputera podłączonego do internetu. Możesz również wystawić fakturę w każdym miejscu gdzie znajdziesz komputer i drukarkę. Oferuje to niesamowite możliwości- zawsze będziesz mógł wystawić fakturę korygującą u klienta, na bieżąco dzięki czemu unikniesz sytuacji szkodzących wizerunkowi Twojej firmy.
Przy wykorzystaniu serwisów rachunkowości online możesz generować różne dokumenty, nie tylko faktury np. podatkową księgę przychodów i rozchodów, deklaracje i inne raporty. Wystarczy spróbować!
Częstym udogodnieniem jakie do tej pory stosowali przedsiębiorcy było utworzenie w swoim programie do fakturowania odpowiedniej faktury, następnie wydrukowanie jej do pliku .pdf i końcowo przesłanie do odpowiedniego kontrahenta (jeśli wymagane były podpisy to często były one skanowane). Część przedsiębiorców wie jednak, że takie praktyki były nielegalne ponieważ faktura przesłana drogą elektroniczną bez tzw. podpisu elektronicznego nie była uznawana przez prawo za dokument księgowy. Przesłać w taki sposób można było np. fakturę pro-forma ale tylko dlatego, że nie jest ona z zasady dokumentem księgowym a na dodatek jest w żaden sposób wymieniona w przepisach ustawy. W tej chwili sytuacja uległa zmianie- fakturę można przesłać mailem (nie wymagane są również podpisy) jeśli zawiera ona odpowiednie dane oraz zostaje archiwizowana w odpowiedni sposób tj. taki, który umożliwia bezsprzeczne ustalenie prawdziwości i integralności dokumentu. Warto też wspomnieć, że aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem nasz kontrahent musi wcześniej wyrazić zgodę na taki sposób dostarczania faktur (może to zrobić również poprzez e-mail). Pamiętajmy, że takie faktury podlegają takim samym prawom jak faktury papierowe i również muszą być przechowywane w formie umożliwiającej łatwy dostęp podczas ewentualnej kontroli oraz segregację na okresy czasowe. Muszą one również być czytelne oraz przechowywane aż do przedawnienia.
Dzięki temu ułatwieniu wielu przedsiębiorców będzie mogło skorzystać z tej formy przekazywania faktur oraz zaoszczędzić czas i pieniądze.
Jeżeli podjąłeś decyzje o prowadzenia rachunkowości online to z pewnością masz wątpliwości co zrobisz jeśli natkniesz się problem, którego nie będziesz potrafił rozwiązać. Pierwszą czynnością, którą robi większość osób w takim wypadku to po prostu poszukaniem rozwiązania w internecie (mówimy tu o błędzie merytoryczny a nie technicznym- związanym z funkcjonowaniem danej strony internetowej). Często można znaleźć odpowiedź na nurtujące nas pytania na przeróżnych forach (gdzie można również samemu zadać pytanie) lub portalach poświęconych tej tematyce, gdzie wypowiadają się eksperci (czasami również tu można zadawać pytania). Następnie, jeśli nie odnalazłeś rozwiązań w sieci warto zwrócić się do działu wsparcia z serwisu online, który obsługuje Twoją księgowość- dlatego tak ważne jest aby wybrany serwis taki dział posiadał oraz aby nie była to jedynie pomoc techniczna (czyli nie tylko dotycząca działania samej aplikacji ale również merytoryczna dotycząca księgowości).
Co zrobić jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytania? Trzeba się zwrócić do kogoś kto posiada większe doświadczenie od nas w tym polu- czyli doradcy podatkowego bądź biura rachunkowego (biura rachunkowe często oferują darmowe konsultacje). Oczywiście najbardziej optymalnie by było gdybyśmy posiadali znajomego księgowego bądź doradcę podatkowego. Nie wszyscy jednak mają ten luksus. Jeśli i w ten sposób nie uda nam się uzyskać odpowiedzi można jej również poszukać we właściwym urzędzie (np. skarbowym) lub po prostu opłacić poradę podatkową/prawną.
Po przeanalizowaniu swoich potrzeb doszedłeś do wniosku, że właściwe dla Twojego przedsiębiorstwa będzie przerzucenie się na księgowość online. Jak zatem wygląda porównanie konkurencyjności cen dla rachunkowości online a realnego biura rachunkowego? Samo porównanie jest trochę niemiarodajne- wszakże wiadomo, że w wirtualnym biurze rachunkowym nie dostaniesz gratis kawy, porady ani darmowego uśmiechu. Mimo wszystko w ramach analizy możliwości oszczędzania porównajmy te dwie metody prowadzenia księgowości.
Otóż opłata za rozsądną ilość dokumentów (bo od tego najczęściej naliczają opłatę biura rachunkowe- te fizyczne) wynosi, w zależności od miasta i biura, od 100 zł do 300 zł miesięcznie. Dla porównania za abonament w serwisie online zajmującym się rachunkowością online zapłacisz (w zależności od wybranego pakietu oraz samego serwisu) od 20 do 80 złotych miesięcznie. Zatem dla początkującego przedsiębiorcy różnica jest zauważalna.
Pamiętajmy jednak, że nie można stawiać zwykłego znaku równości pomiędzy serwis rachunkowości online a biurem rachunkowym. Przede wszystkim w serwisie księgowym rachunkowość prowadzimy sami a serwis jedynie nam w tym pomaga (najlepiej jak może ale to nadal tylko pomoc). W takim wypadku o wiele rzeczy nadal musimy martwić się sami jak i również odpowiedzialność za ewentualne błędy w księgowości spoczywa jedynie na nas. W przypadku biur rachunkowych mają one obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej co jest istotne w razie powstania problemów.
Jeszcze do niedawna wystawianie faktur online wiązało się z dużymi uciążliwościami. Przede wszystkim przesyłanie w formie elektronicznej takich faktur nie miało większego sensu gdyż taki dokument nie był dokumentem księgowy a zatem nie można go było wykorzystać przy prowadzeniu księgowości (podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Przesyłać drogą elektroniczną można było zatem jedynie np. faktury pro-forma- wymaganego do potwierdzenia faktury tzw. podpisu elektronicznego nie posiadał prawie nikt. Chodzi również o możliwość samego wystawienia faktury np. poprzez serwis rachunkowy oferujący taką możliwość. Jest ich dziś bardzo wiele a każdy z nich oferuje inną cenę oraz inną funkcjonalność.
Żeby wystawić fakturę nie potrzebujemy tak naprawdę księgowej ani biura rachunkowego- możemy to zrobić za pomocą specjalistycznego serwisu, który oferuje możliwość fakturowania online. Zwykle systemy takie nie mają dużych wymagań co do samego użytkownika tzn. ich autorzy starają się aby jak najwięcej funkcji zostało zautomatyzowanych i odbywało się bez udział końcowego użytkownika. Dzięki takiej optymalizacji nie ma potrzeby np. wielokrotnego wprowadzania danych kontrahentów a tym bardziej swoich! Wybieranie jedynie wprowadzonego wcześniej klienta i wprowadzamy potrzebne do wystawienia faktury takie jak opis, kwota itp. a następnie klikamy i otrzymujemy wygenerowany dokument, który można wydrukować lub, dzięki niedawnym zmianom w prawie, przesłać mailem kontrahentowi (faktura przesłana mailem ma nadal status faktury a na dodatek nie są wymagane na niej podpisy).
Warto skorzystać z takiej formy fakturowania online gdyż ułatwia ona życie zwłaszcza początkującym przedsiębiorcom, którzy dopiero otworzyli swoją działalność gospodarczą a nie chcą tracić czasu na zajmowanie się papierkową robotą ręcznie i szkoda im pieniędzy na wyspecjalizowane biuro rachunkowe.
Na początkach działalności gospodarczej nie lada problemem jest zawsze źródło finansowania- ludzie często biorą kredyty, dofinansowania bądź też wykładają własne oszczędności, nierzadko ciułane przez całe życie, aby zrealizować marzenie o swoim prywatnym biznesie. Jeśli tych pieniędzy jest mało, co zdarza się nader często z oczywistych powodów- firma jeszcze nie zarabia a koszty się mnożą, ponadto trzeba wyposażyć biuro itp.- wskazanym jest szukaniem oszczędności w jak największej ilości wydatków. Oczywiście wszystko trzeba robić z głową i umiarem gdyż może okazać się, że to co uznane zostało za oszczędność, faktycznie przyniesie oszczędność w pierwszym miesiącu a następnie będzie generowało jedynie coraz większe koszty. Tak może być na przykład z outsourcingiem usług rachunkowych. Co to oznacza? Mianowicie na początku naszej działalności gospodarczej decydujemy, że nie chcemy zawracać sobie głowy księgowością- w końcu nie po to założyliśmy firmę żeby się w papierkach- i wynajmujemy wyspecjalizowane biuro rachunkowe. I faktycznie w pierwszych miesiącach była to oszczędność czasu (a zatem pieniędzy) gdyż biuro zajmowało się księgowaniem a papierów dostarczanych do biura było mało. Z czasem jednak ilość faktur rosła i rosła i mimo, że nasze dochody również rosły okazało się w pewnym momencie że za obsługę takiej ilości dokumentów płacimy spora sumę! Ma to sens w przypadku skomplikowanej księgowości jednak jeśli wystawiamy wiele faktur o małej wartości sens ginie w kosztach biura, które zwykle nalicza opłaty od ilości przerobionych papierków. W takim momencie warto pomyśleć o rachunkowości online.
Niezależnie od tego jaki rodzaj przedsiębiorstwa prowadzimy istnieje pewna wspólna część funkcji, których będziemy chcieli używać podczas księgowania. Jedną z podstawowych funkcji będzie z pewnością funkcja generowania faktury oraz możliwość jej wydruku (od nas zależy czy wydruk będzie przeprowadzony do pliku). Skoro będziemy generować faktury to i musi być dostępna funkcja zapisania wygenerowanej faktury w bazie danych tak aby później można było uzyskać do niej dostęp. Przydatna jest również możliwość wyeksportowania faktur do własnej bazy danych (przydatne w rożnych celach). Następnie skoro już mamy faktury automatycznie zapisywane w bazie serwisu online, z którego korzystamy niezbędna jest możliwość łatwego i precyzyjnego wyszukiwania konkretnej faktury oraz segregowania ich z określonym podziałem. Być może będziemy również korzystać z faktur okresowych? Jeśli tak warto sprawdzić czy nasze wirtualne biuro rachunkowe posiada taką opcję. Dokumenty generowane przez serwis musza być kolejno numerowane oraz zawierać odpowiednie rubryki dla każdego rodzaju dokumentu jak i również posiadać możliwość ręcznej edycji szablonu danego dokumentu oraz zapisania takiego szablonu oddzielnie. Z pewnością przydatna będzie również funkcja wystawiania faktur pro-forma lub faktur zaliczkowych i korygujących.
Gdy już będziemy posiadali sporo dokumentów w systemie to może zajść potrzeba przeniesienia części do innego systemu bądź też udostępnienia ich zatem istotna a nawet bardzo istotna jest funkcja eksportowania bazy danych oraz również importowania (np. format programu Excel bądź innego uniwersalnego formatu.