Częstym udogodnieniem jakie do tej pory stosowali przedsiębiorcy było utworzenie w swoim programie do fakturowania odpowiedniej faktury, następnie wydrukowanie jej do pliku .pdf i końcowo przesłanie do odpowiedniego kontrahenta (jeśli wymagane były podpisy to często były one skanowane). Część przedsiębiorców wie jednak, że takie praktyki były nielegalne ponieważ faktura przesłana drogą elektroniczną bez tzw. podpisu elektronicznego nie była uznawana przez prawo za dokument księgowy. Przesłać w taki sposób można było np. fakturę pro-forma ale tylko dlatego, że nie jest ona z zasady dokumentem księgowym a na dodatek jest w żaden sposób wymieniona w przepisach ustawy. W tej chwili sytuacja uległa zmianie- fakturę można przesłać mailem (nie wymagane są również podpisy) jeśli zawiera ona odpowiednie dane oraz zostaje archiwizowana w odpowiedni sposób tj. taki, który umożliwia bezsprzeczne ustalenie prawdziwości i integralności dokumentu. Warto też wspomnieć, że aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem nasz kontrahent musi wcześniej wyrazić zgodę na taki sposób dostarczania faktur (może to zrobić również poprzez e-mail). Pamiętajmy, że takie faktury podlegają takim samym prawom jak faktury papierowe i również muszą być przechowywane w formie umożliwiającej łatwy dostęp podczas ewentualnej kontroli oraz segregację na okresy czasowe. Muszą one również być czytelne oraz przechowywane aż do przedawnienia.
Dzięki temu ułatwieniu wielu przedsiębiorców będzie mogło skorzystać z tej formy przekazywania faktur oraz zaoszczędzić czas i pieniądze.