Posts Tagged ‘funkcjonalność’
Jeżeli podjąłeś decyzje o prowadzenia rachunkowości online to z pewnością masz wątpliwości co zrobisz jeśli natkniesz się problem, którego nie będziesz potrafił rozwiązać. Pierwszą czynnością, którą robi większość osób w takim wypadku to po prostu poszukaniem rozwiązania w internecie (mówimy tu o błędzie merytoryczny a nie technicznym- związanym z funkcjonowaniem danej strony internetowej). Często można znaleźć odpowiedź na nurtujące nas pytania na przeróżnych forach (gdzie można również samemu zadać pytanie) lub portalach poświęconych tej tematyce, gdzie wypowiadają się eksperci (czasami również tu można zadawać pytania). Następnie, jeśli nie odnalazłeś rozwiązań w sieci warto zwrócić się do działu wsparcia z serwisu online, który obsługuje Twoją księgowość- dlatego tak ważne jest aby wybrany serwis taki dział posiadał oraz aby nie była to jedynie pomoc techniczna (czyli nie tylko dotycząca działania samej aplikacji ale również merytoryczna dotycząca księgowości).
Co zrobić jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytania? Trzeba się zwrócić do kogoś kto posiada większe doświadczenie od nas w tym polu- czyli doradcy podatkowego bądź biura rachunkowego (biura rachunkowe często oferują darmowe konsultacje). Oczywiście najbardziej optymalnie by było gdybyśmy posiadali znajomego księgowego bądź doradcę podatkowego. Nie wszyscy jednak mają ten luksus. Jeśli i w ten sposób nie uda nam się uzyskać odpowiedzi można jej również poszukać we właściwym urzędzie (np. skarbowym) lub po prostu opłacić poradę podatkową/prawną.
Po przeanalizowaniu swoich potrzeb doszedłeś do wniosku, że właściwe dla Twojego przedsiębiorstwa będzie przerzucenie się na księgowość online. Jak zatem wygląda porównanie konkurencyjności cen dla rachunkowości online a realnego biura rachunkowego? Samo porównanie jest trochę niemiarodajne- wszakże wiadomo, że w wirtualnym biurze rachunkowym nie dostaniesz gratis kawy, porady ani darmowego uśmiechu. Mimo wszystko w ramach analizy możliwości oszczędzania porównajmy te dwie metody prowadzenia księgowości.
Otóż opłata za rozsądną ilość dokumentów (bo od tego najczęściej naliczają opłatę biura rachunkowe- te fizyczne) wynosi, w zależności od miasta i biura, od 100 zł do 300 zł miesięcznie. Dla porównania za abonament w serwisie online zajmującym się rachunkowością online zapłacisz (w zależności od wybranego pakietu oraz samego serwisu) od 20 do 80 złotych miesięcznie. Zatem dla początkującego przedsiębiorcy różnica jest zauważalna.
Pamiętajmy jednak, że nie można stawiać zwykłego znaku równości pomiędzy serwis rachunkowości online a biurem rachunkowym. Przede wszystkim w serwisie księgowym rachunkowość prowadzimy sami a serwis jedynie nam w tym pomaga (najlepiej jak może ale to nadal tylko pomoc). W takim wypadku o wiele rzeczy nadal musimy martwić się sami jak i również odpowiedzialność za ewentualne błędy w księgowości spoczywa jedynie na nas. W przypadku biur rachunkowych mają one obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej co jest istotne w razie powstania problemów.
Niezależnie od tego jaki rodzaj przedsiębiorstwa prowadzimy istnieje pewna wspólna część funkcji, których będziemy chcieli używać podczas księgowania. Jedną z podstawowych funkcji będzie z pewnością funkcja generowania faktury oraz możliwość jej wydruku (od nas zależy czy wydruk będzie przeprowadzony do pliku). Skoro będziemy generować faktury to i musi być dostępna funkcja zapisania wygenerowanej faktury w bazie danych tak aby później można było uzyskać do niej dostęp. Przydatna jest również możliwość wyeksportowania faktur do własnej bazy danych (przydatne w rożnych celach). Następnie skoro już mamy faktury automatycznie zapisywane w bazie serwisu online, z którego korzystamy niezbędna jest możliwość łatwego i precyzyjnego wyszukiwania konkretnej faktury oraz segregowania ich z określonym podziałem. Być może będziemy również korzystać z faktur okresowych? Jeśli tak warto sprawdzić czy nasze wirtualne biuro rachunkowe posiada taką opcję. Dokumenty generowane przez serwis musza być kolejno numerowane oraz zawierać odpowiednie rubryki dla każdego rodzaju dokumentu jak i również posiadać możliwość ręcznej edycji szablonu danego dokumentu oraz zapisania takiego szablonu oddzielnie. Z pewnością przydatna będzie również funkcja wystawiania faktur pro-forma lub faktur zaliczkowych i korygujących.
Gdy już będziemy posiadali sporo dokumentów w systemie to może zajść potrzeba przeniesienia części do innego systemu bądź też udostępnienia ich zatem istotna a nawet bardzo istotna jest funkcja eksportowania bazy danych oraz również importowania (np. format programu Excel bądź innego uniwersalnego formatu.
Po jakimś czasie prowadzenia działalności może okazać się że ilość naszych kontrahentów urosła do pokaźnych rozmiarów. Zazwyczaj do zarządzania relacjami z klientami stosowane są osobne systemy CRM ale również w rachunkowości online przydatne będzie proste zarządzanie danymi klientów.
Im bardziej zautomatyzowany będzie proces generowania danych dokumentów tym lepiej dla nas- szybciej uzyskamy potrzebny nam dokument (oczywiście nie należy zapominać o odpowiedniej jakości dokumentów- rzetelności ich wypełnienia). Zatem logicznym elementem, którego możemy, w pewien sposób, żądać od wybranego przez nas serwisu jest np. automatyczne wstawianie naszych danych do dokumentów. Po wybraniu odpowiedniego klienta z listy również jego dane powinny się w sposób automatyczny znaleźć na np. wystawianej przez nas fakturze.
Jakie jeszcze są ważne elementy bez których ciężko nam będzie sobie poradzić podczas prowadzenia księgowości online? Wsparcie techniczne i merytoryczne- bez niego możemy mieć nie tylko problem ze zrozumieniem sposobu funkcjonowania aplikacji ale również możemy mieć kłopot zastanawiając się cały dzień, w którą rubrykę wpisać jaki koszt- zwłaszcza gdy będziemy korzystali z serwisu internetowego podczas sporządzania podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Również przydatnym elementem jest automatyczne obliczanie wartości podatku i innych wartości, które będzie wprowadzali na fakturę np. rabaty itp. szczególnie, że dodatkowe liczenie zabiera dużo czasu ale na szczęście większość serwisów rachunkowych posiada taki system domyślnie.