Posts Tagged ‘księgowość’
Dla przedsiębiorcy podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży w ramach przedsiębiorstwa albo nabycia towarów, jest faktura. Jeżeli prowadzący działalność zarejestrował się jako czynny płatnik VAT wówczas dokumentem tym będzie faktura VAT. Szczegółowe uregulowania dotyczące faktury VAT znajdują się w ustawie o podatku od towaru i usług z 2004 roku.
Wystawiona poprawnie faktura powinna być właściwie numerowana, oznaczona jako FVAT, zawierać dane dotyczące kontrahentów, tożsamości towarów i usług, wartości netto, stawek podatku, wszystkie te elementy muszą być wyliczone i prawidłowo wpisane. Dlatego dla niedoświadczonego przedsiębiorcy nieocenioną pomocą jest faktura druk, wzór dokumentu do wypełnienia. Takie wzory przedsiębiorcy mogą darmowo pobierać w sieci internetowej albo też kupować programy do prowadzenia księgowości, które mają jedną poważniejszą wadę mianowicie są oparte na licencjach i w związku z tym niemało kosztują. Na szczęście mali przedsiębiorcy i wszyscy ci którym zależy na oszczędności mogą korzystać z programu do faktur internetowej platformy do prowadzenia księgowości.
Rejestracja w systemie jest darmowa, a wzór darmowy druk faktury wypełnia się dosłownie kilkoma kliknięciami. Przedsiębiorca tworzyć może katalogi kontrahentów, dóbr i świadczonych usług. Dzięki czemu z opcją autouzupełniania każda faktura zostanie wypełniona w kilka minut. Sam przedsiębiorca przekona się że samodzielne prowadzenie księgowości jest znacznie prostsze niż wcześniej sądził.
Jeśli chcesz wystawić fakturę w trybie online nie będziesz miał problemu- w sieci jest naprawdę wiele narzędzi o zróżnicowanej funkcjonalności. Nie ma przy tym większego znaczenia czy jest to faktura zaliczkowa, korygująca czy też są to inne rachunki. W większości serwisów wystarczy założyć darmowe konto i już można cieszyć udostępnioną funkcją generowania faktury. Co więcej w sieci dostępne są również narzędzia umożliwiające fakturowanie nawet bez zakładania konta i logowania a zatem kompletnie darmowe. Jeśli chcesz możesz również ściągnąć program na swój komputer i przy jego pomocy wystawić fakturę ale to przywiązuje Twoją bazę danych do danego komputera (przynajmniej w teorii). Podczas korzystania z serwisu rachunkowości online Twoje dane są zapisywane w bazie na serwerze wirtualnego biura rachunkowego tak samo jak dane kontrahentów oraz Twoich produktów. Aplikacja sama dba o kolejną numerację dokumentów, odpowiednie wpisy do ewidencji oraz wypełnienie wszystkich ważnych pól. Następnie możesz do takiej faktury mieć dostęp z każdego komputera podłączonego do internetu. Możesz również wystawić fakturę w każdym miejscu gdzie znajdziesz komputer i drukarkę. Oferuje to niesamowite możliwości- zawsze będziesz mógł wystawić fakturę korygującą u klienta, na bieżąco dzięki czemu unikniesz sytuacji szkodzących wizerunkowi Twojej firmy.
Przy wykorzystaniu serwisów rachunkowości online możesz generować różne dokumenty, nie tylko faktury np. podatkową księgę przychodów i rozchodów, deklaracje i inne raporty. Wystarczy spróbować!
Jeżeli podjąłeś decyzje o prowadzenia rachunkowości online to z pewnością masz wątpliwości co zrobisz jeśli natkniesz się problem, którego nie będziesz potrafił rozwiązać. Pierwszą czynnością, którą robi większość osób w takim wypadku to po prostu poszukaniem rozwiązania w internecie (mówimy tu o błędzie merytoryczny a nie technicznym- związanym z funkcjonowaniem danej strony internetowej). Często można znaleźć odpowiedź na nurtujące nas pytania na przeróżnych forach (gdzie można również samemu zadać pytanie) lub portalach poświęconych tej tematyce, gdzie wypowiadają się eksperci (czasami również tu można zadawać pytania). Następnie, jeśli nie odnalazłeś rozwiązań w sieci warto zwrócić się do działu wsparcia z serwisu online, który obsługuje Twoją księgowość- dlatego tak ważne jest aby wybrany serwis taki dział posiadał oraz aby nie była to jedynie pomoc techniczna (czyli nie tylko dotycząca działania samej aplikacji ale również merytoryczna dotycząca księgowości).
Co zrobić jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytania? Trzeba się zwrócić do kogoś kto posiada większe doświadczenie od nas w tym polu- czyli doradcy podatkowego bądź biura rachunkowego (biura rachunkowe często oferują darmowe konsultacje). Oczywiście najbardziej optymalnie by było gdybyśmy posiadali znajomego księgowego bądź doradcę podatkowego. Nie wszyscy jednak mają ten luksus. Jeśli i w ten sposób nie uda nam się uzyskać odpowiedzi można jej również poszukać we właściwym urzędzie (np. skarbowym) lub po prostu opłacić poradę podatkową/prawną.
Niezależnie od tego jaki rodzaj przedsiębiorstwa prowadzimy istnieje pewna wspólna część funkcji, których będziemy chcieli używać podczas księgowania. Jedną z podstawowych funkcji będzie z pewnością funkcja generowania faktury oraz możliwość jej wydruku (od nas zależy czy wydruk będzie przeprowadzony do pliku). Skoro będziemy generować faktury to i musi być dostępna funkcja zapisania wygenerowanej faktury w bazie danych tak aby później można było uzyskać do niej dostęp. Przydatna jest również możliwość wyeksportowania faktur do własnej bazy danych (przydatne w rożnych celach). Następnie skoro już mamy faktury automatycznie zapisywane w bazie serwisu online, z którego korzystamy niezbędna jest możliwość łatwego i precyzyjnego wyszukiwania konkretnej faktury oraz segregowania ich z określonym podziałem. Być może będziemy również korzystać z faktur okresowych? Jeśli tak warto sprawdzić czy nasze wirtualne biuro rachunkowe posiada taką opcję. Dokumenty generowane przez serwis musza być kolejno numerowane oraz zawierać odpowiednie rubryki dla każdego rodzaju dokumentu jak i również posiadać możliwość ręcznej edycji szablonu danego dokumentu oraz zapisania takiego szablonu oddzielnie. Z pewnością przydatna będzie również funkcja wystawiania faktur pro-forma lub faktur zaliczkowych i korygujących.
Gdy już będziemy posiadali sporo dokumentów w systemie to może zajść potrzeba przeniesienia części do innego systemu bądź też udostępnienia ich zatem istotna a nawet bardzo istotna jest funkcja eksportowania bazy danych oraz również importowania (np. format programu Excel bądź innego uniwersalnego formatu.
Po jakimś czasie prowadzenia działalności może okazać się że ilość naszych kontrahentów urosła do pokaźnych rozmiarów. Zazwyczaj do zarządzania relacjami z klientami stosowane są osobne systemy CRM ale również w rachunkowości online przydatne będzie proste zarządzanie danymi klientów.
Im bardziej zautomatyzowany będzie proces generowania danych dokumentów tym lepiej dla nas- szybciej uzyskamy potrzebny nam dokument (oczywiście nie należy zapominać o odpowiedniej jakości dokumentów- rzetelności ich wypełnienia). Zatem logicznym elementem, którego możemy, w pewien sposób, żądać od wybranego przez nas serwisu jest np. automatyczne wstawianie naszych danych do dokumentów. Po wybraniu odpowiedniego klienta z listy również jego dane powinny się w sposób automatyczny znaleźć na np. wystawianej przez nas fakturze.
Jakie jeszcze są ważne elementy bez których ciężko nam będzie sobie poradzić podczas prowadzenia księgowości online? Wsparcie techniczne i merytoryczne- bez niego możemy mieć nie tylko problem ze zrozumieniem sposobu funkcjonowania aplikacji ale również możemy mieć kłopot zastanawiając się cały dzień, w którą rubrykę wpisać jaki koszt- zwłaszcza gdy będziemy korzystali z serwisu internetowego podczas sporządzania podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Również przydatnym elementem jest automatyczne obliczanie wartości podatku i innych wartości, które będzie wprowadzali na fakturę np. rabaty itp. szczególnie, że dodatkowe liczenie zabiera dużo czasu ale na szczęście większość serwisów rachunkowych posiada taki system domyślnie.
W sektorze firm średnich i większych normalnym faktem jest zatrudnienie księgowej bądź też działu księgowości, który zajmuje się wszelką rachunkowością dotyczącą firmy. Jak to się ma do jednoosobowych działalności gospodarczych? Taka osoba fizyczna również może prowadzić swoją księgowość w siedzibie swojej firmy (biurze lub nawet domu) ponieważ ustawodawca nie nakłada żadnych obowiązków dotyczących wynajmu specjalistycznej firmy takiej jak biuro rachunkowe lub też doradców podatkowych, biegłych rewidentów czy innych osób posiadających uprawnienia do prowadzenia rachunkowości (biegli rewidenci i doradcy podatkowi automatycznie nabywają prawa do prowadzenia rachunkowości na zlecenie). Jak zatem przystąpić do procesu księgowania? Należy zdecydować czy chcemy zakupić odpowiednie oprogramowanie komputerowe czy też korzystać z dostępnych w sieci usług online udostępniających te same lub podobne funkcje co programy komputerowe działające na komputerach odłączonych od sieci.
Pamiętajmy, że prawodawca ustalił jednak pewne ograniczenia co do osób, które mogą poprowadzić księgowość- przede wszystkim musi to być osoba z odpowiednimi uprawnieniami zatem, częste „obsługiwanie księgowości przez żonę” jest z punktu widzenia prawa nielegalne. Należy również uważać ponieważ w przypadku takiego zajmowania się księgowością przez kogoś znajomego mogą zajść pomyłki w ewidencji, za które będzie odpowiadał nie kto inny a sam przedsiębiorca- nieco inaczej jest w przypadku specjalistycznych biur rachunkowych (posiadają one również obowiązkowe ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej).
Być może prowadząc swoją działalność gospodarczą zdecydowałeś się oddać swoją księgowość profesjonalistom i wynająłeś biuro rachunkowe ale nadal potrzebujesz szybkiego i łatwego sposobu wystawiania faktur dla swoich kontrahentów. W tym momencie również masz możliwość wyboru- program do fakturowania, który zainstalujesz na swoim komputerze i za jego pomocą będziesz wystawiał potrzebne dokumenty lub aplikacja online, która włączysz w przeglądarce swojego komputera i wygenerujesz dany dokument. W obydwu przypadkach jest oczywiście możliwość zarówno wydruku faktury jaki i wysłania jej wiadomością e-mail (wysyłanie faktur mailem zostało niedawno usankcjonowane prawnie i jest legalne, również nie ma obowiązku składania podpisów na fakturze). Zarówno rozwiązania online (czyli w internecie) jak i offline (czyli na twoim komputerze) mają wady i zalety. Podstawową wadą programów offline są ich ceny, wymagania sprzętowe, problemy z działalniem (w przypadku sprawdzonego oprogramowania od znanego producenta) lub sama jakość i funkcjonalność programu i aktualizacje (w przypadku mało znanych producentów lub darmowego oprogramowania). W przypadku programu do fakturowania w internecie znika problem zbyt słabego sprzętu, aktualizacji (oczywiście jeśli właściciel serwisu przestrzega aktualizowania aplikacji), rzadko zdarzają się problemu z działaniem oprogramowania jak i również cena jest bardziej przystępna choć jest ona zwykle liczona w inny sposób- opłaca się mianowicie abonament miesięczny, którego koszt zależy od wybranego serwisu.
Jeśli zdążyłeś/zdążyłaś się już zapoznać z tematem rachunkowości online to zapewne wiesz, że powstało wiele serwisów oferujących możliwość wystawiania faktur online. Różnią się one jednak nie tylko pozycją w google i ceną a przede wszystkim dostępnymi funkcjami. Jeśli zdecydujemy się poprowadzić swoją księgowość w serwisie online musimy wziąć pod uwagę nasze potrzeby ponieważ logiczne jest że mała działalność gospodarcza, która nie zatrudnia dodatkowych ludzi nie będzie potrzebowała wielu funkcji i może się zadowolić tańszym rozwiązaniem. Natomiast przedsiębiorstwo, które zatrudnia pracowników lub np. spółka wprowadza pewną komplikację co do sposobu prowadzenia księgowości i w takich wypadkach warto rozważyć zatrudnienie księgowej, oddanie rachunkowości do wyspecjalizowanego biura rachunkowego.
Niezależnie od tego co będziemy robić należy wybrać taki serwis online, który jest sprawdzony i posiada dobrą opinię a także jest dostępny w sieci już od jakiegoś czasu. Nie chcemy przecież żeby strona przestała być nagle dostępna wraz z naszymi danym.
Praca z wirtualnymi biurami rachunkowymi ułatwia prowadzenie księgowości a autorzy takich serwisów starają się jak najbardziej zautomatyzować i ułatwić naszą pracę. Należy jednak pamiętać, że wirtualne biuro rachunkowe nie jest w stanie przypomnieć Ci o wszystkich dokumentach o jakich musisz pamiętać a także przypilnować rzetelności wypełniania np. księgi przychodów i rozchodów (chociaż w lepszych serwisach wyświetlane są porady itp.).