Posts Tagged ‘oplaty’
Po przeanalizowaniu swoich potrzeb doszedłeś do wniosku, że właściwe dla Twojego przedsiębiorstwa będzie przerzucenie się na księgowość online. Jak zatem wygląda porównanie konkurencyjności cen dla rachunkowości online a realnego biura rachunkowego? Samo porównanie jest trochę niemiarodajne- wszakże wiadomo, że w wirtualnym biurze rachunkowym nie dostaniesz gratis kawy, porady ani darmowego uśmiechu. Mimo wszystko w ramach analizy możliwości oszczędzania porównajmy te dwie metody prowadzenia księgowości.
Otóż opłata za rozsądną ilość dokumentów (bo od tego najczęściej naliczają opłatę biura rachunkowe- te fizyczne) wynosi, w zależności od miasta i biura, od 100 zł do 300 zł miesięcznie. Dla porównania za abonament w serwisie online zajmującym się rachunkowością online zapłacisz (w zależności od wybranego pakietu oraz samego serwisu) od 20 do 80 złotych miesięcznie. Zatem dla początkującego przedsiębiorcy różnica jest zauważalna.
Pamiętajmy jednak, że nie można stawiać zwykłego znaku równości pomiędzy serwis rachunkowości online a biurem rachunkowym. Przede wszystkim w serwisie księgowym rachunkowość prowadzimy sami a serwis jedynie nam w tym pomaga (najlepiej jak może ale to nadal tylko pomoc). W takim wypadku o wiele rzeczy nadal musimy martwić się sami jak i również odpowiedzialność za ewentualne błędy w księgowości spoczywa jedynie na nas. W przypadku biur rachunkowych mają one obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej co jest istotne w razie powstania problemów.
Jeszcze do niedawna wystawianie faktur online wiązało się z dużymi uciążliwościami. Przede wszystkim przesyłanie w formie elektronicznej takich faktur nie miało większego sensu gdyż taki dokument nie był dokumentem księgowy a zatem nie można go było wykorzystać przy prowadzeniu księgowości (podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Przesyłać drogą elektroniczną można było zatem jedynie np. faktury pro-forma- wymaganego do potwierdzenia faktury tzw. podpisu elektronicznego nie posiadał prawie nikt. Chodzi również o możliwość samego wystawienia faktury np. poprzez serwis rachunkowy oferujący taką możliwość. Jest ich dziś bardzo wiele a każdy z nich oferuje inną cenę oraz inną funkcjonalność.
Żeby wystawić fakturę nie potrzebujemy tak naprawdę księgowej ani biura rachunkowego- możemy to zrobić za pomocą specjalistycznego serwisu, który oferuje możliwość fakturowania online. Zwykle systemy takie nie mają dużych wymagań co do samego użytkownika tzn. ich autorzy starają się aby jak najwięcej funkcji zostało zautomatyzowanych i odbywało się bez udział końcowego użytkownika. Dzięki takiej optymalizacji nie ma potrzeby np. wielokrotnego wprowadzania danych kontrahentów a tym bardziej swoich! Wybieranie jedynie wprowadzonego wcześniej klienta i wprowadzamy potrzebne do wystawienia faktury takie jak opis, kwota itp. a następnie klikamy i otrzymujemy wygenerowany dokument, który można wydrukować lub, dzięki niedawnym zmianom w prawie, przesłać mailem kontrahentowi (faktura przesłana mailem ma nadal status faktury a na dodatek nie są wymagane na niej podpisy).
Warto skorzystać z takiej formy fakturowania online gdyż ułatwia ona życie zwłaszcza początkującym przedsiębiorcom, którzy dopiero otworzyli swoją działalność gospodarczą a nie chcą tracić czasu na zajmowanie się papierkową robotą ręcznie i szkoda im pieniędzy na wyspecjalizowane biuro rachunkowe.
Po jakimś czasie prowadzenia działalności może okazać się że ilość naszych kontrahentów urosła do pokaźnych rozmiarów. Zazwyczaj do zarządzania relacjami z klientami stosowane są osobne systemy CRM ale również w rachunkowości online przydatne będzie proste zarządzanie danymi klientów.
Im bardziej zautomatyzowany będzie proces generowania danych dokumentów tym lepiej dla nas- szybciej uzyskamy potrzebny nam dokument (oczywiście nie należy zapominać o odpowiedniej jakości dokumentów- rzetelności ich wypełnienia). Zatem logicznym elementem, którego możemy, w pewien sposób, żądać od wybranego przez nas serwisu jest np. automatyczne wstawianie naszych danych do dokumentów. Po wybraniu odpowiedniego klienta z listy również jego dane powinny się w sposób automatyczny znaleźć na np. wystawianej przez nas fakturze.
Jakie jeszcze są ważne elementy bez których ciężko nam będzie sobie poradzić podczas prowadzenia księgowości online? Wsparcie techniczne i merytoryczne- bez niego możemy mieć nie tylko problem ze zrozumieniem sposobu funkcjonowania aplikacji ale również możemy mieć kłopot zastanawiając się cały dzień, w którą rubrykę wpisać jaki koszt- zwłaszcza gdy będziemy korzystali z serwisu internetowego podczas sporządzania podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Również przydatnym elementem jest automatyczne obliczanie wartości podatku i innych wartości, które będzie wprowadzali na fakturę np. rabaty itp. szczególnie, że dodatkowe liczenie zabiera dużo czasu ale na szczęście większość serwisów rachunkowych posiada taki system domyślnie.
Faktura VAT- MP jest pewnym rodzajem faktur, które są wystawiane przez tzw. małych podatników. Co to jest? Zacznijmy od wyjaśnienia definicji „mały podatnik”- wg Ustawy o VAT za „małego podatnika” można uznać osobę, które prowadzi małą działalność zleceniobiorcą o charakterze określonym przez ustawę, a której wartość wynagrodzenia nie przekroczyła w ostatnim roku podatkowym kwoty równej po przeliczeniu 30 tysiącom EUR oraz kwota dochodu (brutto) nie przekroczyła wartości 800 000 EUR (po przeliczeniu na złotówki).
Jeśli wybraliśmy metodę kasową przy wystawianiu faktur musimy również dodawać do faktur oznaczenia FAKTURA VAT-MP oraz oznaczenie terminu zapłaty.
Dzięki użyciu metody kasowej do rozliczeń możliwe są pewne przesunięcia płatności podatku do dnia, w którym dany kontrahent uiści opłatę za nasze usługi bądź towary. Należy jednak pamiętać, że jeśli zdecydujemy się na tę metodę to musimy o naszej decyzji powiadomić naczelnika właściwego dla siedziby naszej firmy urzędu skarbowego do końca miesiąca, który przypada przed rozpoczęciem okresu, za który chcemy się rozliczać używając metody kasowej.
Oczywiście wybór takiej metody zależy wyłącznie od przedsiębiorcy, należy jednak pamiętać że dopóki nie zrezygnujemy z metody kasowej to nie mamy możliwości rozliczania się za miesiąc. Dzięki tym rozwiązaniom możemy nieco regulować kwoty podatkowe (termin ich spłaty) co może być istotne w mały działalnościach gospodarczych. Warto rozważyć wybór metody kasowej jak naszej metody rozliczania się z fiskusem.
Omówiliśmy już wady prowadzenia własnego biznesu więc teraz zajmijmy się tą przyjemniejszą stroną- zaletami pracowania dla samego siebie. W poprzednim wpisie nastraszyłem nieco płaceniem podatku, należy jednak pamiętać, że możemy dużą jego część odliczyć uwzględniając niektóre koszty prowadzenia firmy takie jak samochody służbowe lub wyposażenie biura. Również jeśli nie posiadamy początkowego kapitału istnieje wiele programów dofinansowujących samodzielnych przedsiębiorców, inkubatorów przedsiębiorczości, dofinansowania Unii Europejskiej.
Oczywiście należy brać pod uwagę największy plus własnej działalności- stajemy się własnym szefem, pracujemy na samego siebie a nie nikogo innego. Sami ustalamy ewentualne urlopy, mamy większą elastyczność działania, możemy czerpać większe zyski z naszej pracy (pamiętajmy, że to co dostawaliśmy od pracodawcy to wartość produktu, który stworzyliśmy pomniejszona o koszta pracodawcy, jego zysk oraz własne widzimisię). Tu nikt nie zabierze nam premii i nie będziemy musieli się męczyć z upartym kierownikiem (ale za to z własnym charakterem, stresem itd. już tak). Z pracy na własny rachunek płynie olbrzymia satysfakcja a na dodatek można rozwijać swoją firmę w kierunku jaki nam się podoba i w końcu stworzyć coś większego niż tylko samodzielna działalność gospodarcza- rozwój firmy i poszerzanie jej działalności nie jest w żaden sposób ograniczane (jedynym ograniczeniem jesteśmy my sami a raczej nasza przedsiębiorczość)
W pogoni za oszczędnościami zdecydowałeś się na darmowe oprogramowanie do prowadzenia księgowości? Zaczekaj! Zanim się zdecydujesz sprawdź wszystko jeszcze raz na spokojnie ponieważ chwilowa oszczędność może się okazać złudną. Zatem po co korzystać z płatnych usług serwis rachunkowych skoro są dostępne darmowe alternatywy? Gdyby sprawa była taka prosta twórcy płatnych stron nie mieliby za co żyć. Zasada jest taka sama jak w życiu- jeśli ktoś daje Ci coś za darmo trzeba to dobrze obejrzeć ze wszystkich stron bo może się w tym czaić haczyk. W dobrych, płatnych serwisach mamy dostępny support- czyli wsparcie techniczne i (co ważne) merytoryczne- co jest ekstremalnie wręcz przydatne jeśli w pewnym momencie się „przytniemy” i nie będziemy wiedzieli co dalej robić np. z naszą księgą przychodów i rozchodów. Oczywiście jeśli masz kogoś znajomego kto zajmuje się księgowością to problem jest z głowy- w razie problemów zawsze można udać się do tej osoby. Jeżeli jednak nie poradzisz sobie z kłopotem to może cię czekać np. ręczne przenoszenie faktur do innego systemu- gdy okazało się, że wybrany darmowy system nie posiadał opcji eksportu danych. Nie daj sobie wmówić, że wszystko można dostać za darmo albo opłacić z wyświetlanych reklam- życie byłoby piękniejsze gdyby tak było. Oczywiście nie można popadać w paranoję- jeśli Twój biznes nie wymaga skomplikowanego systemu, masz zaledwie kilka papierków na miesiąc/kwartał to być może darmowe oprogramowanie będzie wyborem właśnie dla Ciebie. Warto się dobrze zastanowić nad własnymi potrzebami i dokonać właściwego wyboru.