Posts Tagged ‘serwis rachunkowości’
Dla przedsiębiorcy podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży w ramach przedsiębiorstwa albo nabycia towarów, jest faktura. Jeżeli prowadzący działalność zarejestrował się jako czynny płatnik VAT wówczas dokumentem tym będzie faktura VAT. Szczegółowe uregulowania dotyczące faktury VAT znajdują się w ustawie o podatku od towaru i usług z 2004 roku.
Wystawiona poprawnie faktura powinna być właściwie numerowana, oznaczona jako FVAT, zawierać dane dotyczące kontrahentów, tożsamości towarów i usług, wartości netto, stawek podatku, wszystkie te elementy muszą być wyliczone i prawidłowo wpisane. Dlatego dla niedoświadczonego przedsiębiorcy nieocenioną pomocą jest faktura druk, wzór dokumentu do wypełnienia. Takie wzory przedsiębiorcy mogą darmowo pobierać w sieci internetowej albo też kupować programy do prowadzenia księgowości, które mają jedną poważniejszą wadę mianowicie są oparte na licencjach i w związku z tym niemało kosztują. Na szczęście mali przedsiębiorcy i wszyscy ci którym zależy na oszczędności mogą korzystać z programu do faktur internetowej platformy do prowadzenia księgowości.
Rejestracja w systemie jest darmowa, a wzór darmowy druk faktury wypełnia się dosłownie kilkoma kliknięciami. Przedsiębiorca tworzyć może katalogi kontrahentów, dóbr i świadczonych usług. Dzięki czemu z opcją autouzupełniania każda faktura zostanie wypełniona w kilka minut. Sam przedsiębiorca przekona się że samodzielne prowadzenie księgowości jest znacznie prostsze niż wcześniej sądził.
Częstym udogodnieniem jakie do tej pory stosowali przedsiębiorcy było utworzenie w swoim programie do fakturowania odpowiedniej faktury, następnie wydrukowanie jej do pliku .pdf i końcowo przesłanie do odpowiedniego kontrahenta (jeśli wymagane były podpisy to często były one skanowane). Część przedsiębiorców wie jednak, że takie praktyki były nielegalne ponieważ faktura przesłana drogą elektroniczną bez tzw. podpisu elektronicznego nie była uznawana przez prawo za dokument księgowy. Przesłać w taki sposób można było np. fakturę pro-forma ale tylko dlatego, że nie jest ona z zasady dokumentem księgowym a na dodatek jest w żaden sposób wymieniona w przepisach ustawy. W tej chwili sytuacja uległa zmianie- fakturę można przesłać mailem (nie wymagane są również podpisy) jeśli zawiera ona odpowiednie dane oraz zostaje archiwizowana w odpowiedni sposób tj. taki, który umożliwia bezsprzeczne ustalenie prawdziwości i integralności dokumentu. Warto też wspomnieć, że aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem nasz kontrahent musi wcześniej wyrazić zgodę na taki sposób dostarczania faktur (może to zrobić również poprzez e-mail). Pamiętajmy, że takie faktury podlegają takim samym prawom jak faktury papierowe i również muszą być przechowywane w formie umożliwiającej łatwy dostęp podczas ewentualnej kontroli oraz segregację na okresy czasowe. Muszą one również być czytelne oraz przechowywane aż do przedawnienia.
Dzięki temu ułatwieniu wielu przedsiębiorców będzie mogło skorzystać z tej formy przekazywania faktur oraz zaoszczędzić czas i pieniądze.
Jeżeli podjąłeś decyzje o prowadzenia rachunkowości online to z pewnością masz wątpliwości co zrobisz jeśli natkniesz się problem, którego nie będziesz potrafił rozwiązać. Pierwszą czynnością, którą robi większość osób w takim wypadku to po prostu poszukaniem rozwiązania w internecie (mówimy tu o błędzie merytoryczny a nie technicznym- związanym z funkcjonowaniem danej strony internetowej). Często można znaleźć odpowiedź na nurtujące nas pytania na przeróżnych forach (gdzie można również samemu zadać pytanie) lub portalach poświęconych tej tematyce, gdzie wypowiadają się eksperci (czasami również tu można zadawać pytania). Następnie, jeśli nie odnalazłeś rozwiązań w sieci warto zwrócić się do działu wsparcia z serwisu online, który obsługuje Twoją księgowość- dlatego tak ważne jest aby wybrany serwis taki dział posiadał oraz aby nie była to jedynie pomoc techniczna (czyli nie tylko dotycząca działania samej aplikacji ale również merytoryczna dotycząca księgowości).
Co zrobić jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytania? Trzeba się zwrócić do kogoś kto posiada większe doświadczenie od nas w tym polu- czyli doradcy podatkowego bądź biura rachunkowego (biura rachunkowe często oferują darmowe konsultacje). Oczywiście najbardziej optymalnie by było gdybyśmy posiadali znajomego księgowego bądź doradcę podatkowego. Nie wszyscy jednak mają ten luksus. Jeśli i w ten sposób nie uda nam się uzyskać odpowiedzi można jej również poszukać we właściwym urzędzie (np. skarbowym) lub po prostu opłacić poradę podatkową/prawną.
Po przeanalizowaniu swoich potrzeb doszedłeś do wniosku, że właściwe dla Twojego przedsiębiorstwa będzie przerzucenie się na księgowość online. Jak zatem wygląda porównanie konkurencyjności cen dla rachunkowości online a realnego biura rachunkowego? Samo porównanie jest trochę niemiarodajne- wszakże wiadomo, że w wirtualnym biurze rachunkowym nie dostaniesz gratis kawy, porady ani darmowego uśmiechu. Mimo wszystko w ramach analizy możliwości oszczędzania porównajmy te dwie metody prowadzenia księgowości.
Otóż opłata za rozsądną ilość dokumentów (bo od tego najczęściej naliczają opłatę biura rachunkowe- te fizyczne) wynosi, w zależności od miasta i biura, od 100 zł do 300 zł miesięcznie. Dla porównania za abonament w serwisie online zajmującym się rachunkowością online zapłacisz (w zależności od wybranego pakietu oraz samego serwisu) od 20 do 80 złotych miesięcznie. Zatem dla początkującego przedsiębiorcy różnica jest zauważalna.
Pamiętajmy jednak, że nie można stawiać zwykłego znaku równości pomiędzy serwis rachunkowości online a biurem rachunkowym. Przede wszystkim w serwisie księgowym rachunkowość prowadzimy sami a serwis jedynie nam w tym pomaga (najlepiej jak może ale to nadal tylko pomoc). W takim wypadku o wiele rzeczy nadal musimy martwić się sami jak i również odpowiedzialność za ewentualne błędy w księgowości spoczywa jedynie na nas. W przypadku biur rachunkowych mają one obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej co jest istotne w razie powstania problemów.
Na początkach działalności gospodarczej nie lada problemem jest zawsze źródło finansowania- ludzie często biorą kredyty, dofinansowania bądź też wykładają własne oszczędności, nierzadko ciułane przez całe życie, aby zrealizować marzenie o swoim prywatnym biznesie. Jeśli tych pieniędzy jest mało, co zdarza się nader często z oczywistych powodów- firma jeszcze nie zarabia a koszty się mnożą, ponadto trzeba wyposażyć biuro itp.- wskazanym jest szukaniem oszczędności w jak największej ilości wydatków. Oczywiście wszystko trzeba robić z głową i umiarem gdyż może okazać się, że to co uznane zostało za oszczędność, faktycznie przyniesie oszczędność w pierwszym miesiącu a następnie będzie generowało jedynie coraz większe koszty. Tak może być na przykład z outsourcingiem usług rachunkowych. Co to oznacza? Mianowicie na początku naszej działalności gospodarczej decydujemy, że nie chcemy zawracać sobie głowy księgowością- w końcu nie po to założyliśmy firmę żeby się w papierkach- i wynajmujemy wyspecjalizowane biuro rachunkowe. I faktycznie w pierwszych miesiącach była to oszczędność czasu (a zatem pieniędzy) gdyż biuro zajmowało się księgowaniem a papierów dostarczanych do biura było mało. Z czasem jednak ilość faktur rosła i rosła i mimo, że nasze dochody również rosły okazało się w pewnym momencie że za obsługę takiej ilości dokumentów płacimy spora sumę! Ma to sens w przypadku skomplikowanej księgowości jednak jeśli wystawiamy wiele faktur o małej wartości sens ginie w kosztach biura, które zwykle nalicza opłaty od ilości przerobionych papierków. W takim momencie warto pomyśleć o rachunkowości online.
Niezależnie od tego jaki rodzaj przedsiębiorstwa prowadzimy istnieje pewna wspólna część funkcji, których będziemy chcieli używać podczas księgowania. Jedną z podstawowych funkcji będzie z pewnością funkcja generowania faktury oraz możliwość jej wydruku (od nas zależy czy wydruk będzie przeprowadzony do pliku). Skoro będziemy generować faktury to i musi być dostępna funkcja zapisania wygenerowanej faktury w bazie danych tak aby później można było uzyskać do niej dostęp. Przydatna jest również możliwość wyeksportowania faktur do własnej bazy danych (przydatne w rożnych celach). Następnie skoro już mamy faktury automatycznie zapisywane w bazie serwisu online, z którego korzystamy niezbędna jest możliwość łatwego i precyzyjnego wyszukiwania konkretnej faktury oraz segregowania ich z określonym podziałem. Być może będziemy również korzystać z faktur okresowych? Jeśli tak warto sprawdzić czy nasze wirtualne biuro rachunkowe posiada taką opcję. Dokumenty generowane przez serwis musza być kolejno numerowane oraz zawierać odpowiednie rubryki dla każdego rodzaju dokumentu jak i również posiadać możliwość ręcznej edycji szablonu danego dokumentu oraz zapisania takiego szablonu oddzielnie. Z pewnością przydatna będzie również funkcja wystawiania faktur pro-forma lub faktur zaliczkowych i korygujących.
Gdy już będziemy posiadali sporo dokumentów w systemie to może zajść potrzeba przeniesienia części do innego systemu bądź też udostępnienia ich zatem istotna a nawet bardzo istotna jest funkcja eksportowania bazy danych oraz również importowania (np. format programu Excel bądź innego uniwersalnego formatu.
W sektorze firm średnich i większych normalnym faktem jest zatrudnienie księgowej bądź też działu księgowości, który zajmuje się wszelką rachunkowością dotyczącą firmy. Jak to się ma do jednoosobowych działalności gospodarczych? Taka osoba fizyczna również może prowadzić swoją księgowość w siedzibie swojej firmy (biurze lub nawet domu) ponieważ ustawodawca nie nakłada żadnych obowiązków dotyczących wynajmu specjalistycznej firmy takiej jak biuro rachunkowe lub też doradców podatkowych, biegłych rewidentów czy innych osób posiadających uprawnienia do prowadzenia rachunkowości (biegli rewidenci i doradcy podatkowi automatycznie nabywają prawa do prowadzenia rachunkowości na zlecenie). Jak zatem przystąpić do procesu księgowania? Należy zdecydować czy chcemy zakupić odpowiednie oprogramowanie komputerowe czy też korzystać z dostępnych w sieci usług online udostępniających te same lub podobne funkcje co programy komputerowe działające na komputerach odłączonych od sieci.
Pamiętajmy, że prawodawca ustalił jednak pewne ograniczenia co do osób, które mogą poprowadzić księgowość- przede wszystkim musi to być osoba z odpowiednimi uprawnieniami zatem, częste „obsługiwanie księgowości przez żonę” jest z punktu widzenia prawa nielegalne. Należy również uważać ponieważ w przypadku takiego zajmowania się księgowością przez kogoś znajomego mogą zajść pomyłki w ewidencji, za które będzie odpowiadał nie kto inny a sam przedsiębiorca- nieco inaczej jest w przypadku specjalistycznych biur rachunkowych (posiadają one również obowiązkowe ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej).
Być może prowadząc swoją działalność gospodarczą zdecydowałeś się oddać swoją księgowość profesjonalistom i wynająłeś biuro rachunkowe ale nadal potrzebujesz szybkiego i łatwego sposobu wystawiania faktur dla swoich kontrahentów. W tym momencie również masz możliwość wyboru- program do fakturowania, który zainstalujesz na swoim komputerze i za jego pomocą będziesz wystawiał potrzebne dokumenty lub aplikacja online, która włączysz w przeglądarce swojego komputera i wygenerujesz dany dokument. W obydwu przypadkach jest oczywiście możliwość zarówno wydruku faktury jaki i wysłania jej wiadomością e-mail (wysyłanie faktur mailem zostało niedawno usankcjonowane prawnie i jest legalne, również nie ma obowiązku składania podpisów na fakturze). Zarówno rozwiązania online (czyli w internecie) jak i offline (czyli na twoim komputerze) mają wady i zalety. Podstawową wadą programów offline są ich ceny, wymagania sprzętowe, problemy z działalniem (w przypadku sprawdzonego oprogramowania od znanego producenta) lub sama jakość i funkcjonalność programu i aktualizacje (w przypadku mało znanych producentów lub darmowego oprogramowania). W przypadku programu do fakturowania w internecie znika problem zbyt słabego sprzętu, aktualizacji (oczywiście jeśli właściciel serwisu przestrzega aktualizowania aplikacji), rzadko zdarzają się problemu z działaniem oprogramowania jak i również cena jest bardziej przystępna choć jest ona zwykle liczona w inny sposób- opłaca się mianowicie abonament miesięczny, którego koszt zależy od wybranego serwisu.