Posts Tagged ‘własny biznes’
Niezależnie od tego jaki rodzaj przedsiębiorstwa prowadzimy istnieje pewna wspólna część funkcji, których będziemy chcieli używać podczas księgowania. Jedną z podstawowych funkcji będzie z pewnością funkcja generowania faktury oraz możliwość jej wydruku (od nas zależy czy wydruk będzie przeprowadzony do pliku). Skoro będziemy generować faktury to i musi być dostępna funkcja zapisania wygenerowanej faktury w bazie danych tak aby później można było uzyskać do niej dostęp. Przydatna jest również możliwość wyeksportowania faktur do własnej bazy danych (przydatne w rożnych celach). Następnie skoro już mamy faktury automatycznie zapisywane w bazie serwisu online, z którego korzystamy niezbędna jest możliwość łatwego i precyzyjnego wyszukiwania konkretnej faktury oraz segregowania ich z określonym podziałem. Być może będziemy również korzystać z faktur okresowych? Jeśli tak warto sprawdzić czy nasze wirtualne biuro rachunkowe posiada taką opcję. Dokumenty generowane przez serwis musza być kolejno numerowane oraz zawierać odpowiednie rubryki dla każdego rodzaju dokumentu jak i również posiadać możliwość ręcznej edycji szablonu danego dokumentu oraz zapisania takiego szablonu oddzielnie. Z pewnością przydatna będzie również funkcja wystawiania faktur pro-forma lub faktur zaliczkowych i korygujących.
Gdy już będziemy posiadali sporo dokumentów w systemie to może zajść potrzeba przeniesienia części do innego systemu bądź też udostępnienia ich zatem istotna a nawet bardzo istotna jest funkcja eksportowania bazy danych oraz również importowania (np. format programu Excel bądź innego uniwersalnego formatu.
Jeśli zdążyłeś/zdążyłaś się już zapoznać z tematem rachunkowości online to zapewne wiesz, że powstało wiele serwisów oferujących możliwość wystawiania faktur online. Różnią się one jednak nie tylko pozycją w google i ceną a przede wszystkim dostępnymi funkcjami. Jeśli zdecydujemy się poprowadzić swoją księgowość w serwisie online musimy wziąć pod uwagę nasze potrzeby ponieważ logiczne jest że mała działalność gospodarcza, która nie zatrudnia dodatkowych ludzi nie będzie potrzebowała wielu funkcji i może się zadowolić tańszym rozwiązaniem. Natomiast przedsiębiorstwo, które zatrudnia pracowników lub np. spółka wprowadza pewną komplikację co do sposobu prowadzenia księgowości i w takich wypadkach warto rozważyć zatrudnienie księgowej, oddanie rachunkowości do wyspecjalizowanego biura rachunkowego.
Niezależnie od tego co będziemy robić należy wybrać taki serwis online, który jest sprawdzony i posiada dobrą opinię a także jest dostępny w sieci już od jakiegoś czasu. Nie chcemy przecież żeby strona przestała być nagle dostępna wraz z naszymi danym.
Praca z wirtualnymi biurami rachunkowymi ułatwia prowadzenie księgowości a autorzy takich serwisów starają się jak najbardziej zautomatyzować i ułatwić naszą pracę. Należy jednak pamiętać, że wirtualne biuro rachunkowe nie jest w stanie przypomnieć Ci o wszystkich dokumentach o jakich musisz pamiętać a także przypilnować rzetelności wypełniania np. księgi przychodów i rozchodów (chociaż w lepszych serwisach wyświetlane są porady itp.).
W pogoni za oszczędnościami zdecydowałeś się na darmowe oprogramowanie do prowadzenia księgowości? Zaczekaj! Zanim się zdecydujesz sprawdź wszystko jeszcze raz na spokojnie ponieważ chwilowa oszczędność może się okazać złudną. Zatem po co korzystać z płatnych usług serwis rachunkowych skoro są dostępne darmowe alternatywy? Gdyby sprawa była taka prosta twórcy płatnych stron nie mieliby za co żyć. Zasada jest taka sama jak w życiu- jeśli ktoś daje Ci coś za darmo trzeba to dobrze obejrzeć ze wszystkich stron bo może się w tym czaić haczyk. W dobrych, płatnych serwisach mamy dostępny support- czyli wsparcie techniczne i (co ważne) merytoryczne- co jest ekstremalnie wręcz przydatne jeśli w pewnym momencie się „przytniemy” i nie będziemy wiedzieli co dalej robić np. z naszą księgą przychodów i rozchodów. Oczywiście jeśli masz kogoś znajomego kto zajmuje się księgowością to problem jest z głowy- w razie problemów zawsze można udać się do tej osoby. Jeżeli jednak nie poradzisz sobie z kłopotem to może cię czekać np. ręczne przenoszenie faktur do innego systemu- gdy okazało się, że wybrany darmowy system nie posiadał opcji eksportu danych. Nie daj sobie wmówić, że wszystko można dostać za darmo albo opłacić z wyświetlanych reklam- życie byłoby piękniejsze gdyby tak było. Oczywiście nie można popadać w paranoję- jeśli Twój biznes nie wymaga skomplikowanego systemu, masz zaledwie kilka papierków na miesiąc/kwartał to być może darmowe oprogramowanie będzie wyborem właśnie dla Ciebie. Warto się dobrze zastanowić nad własnymi potrzebami i dokonać właściwego wyboru.